Le manuel de procédures administratives de traitement de la solde et des pensions est un document que le Ministère des Finances met à la disposition des usagers et de toutes les structures de traitement de la solde et des Pensions.
L’élaboration et la publication de ce document participent de la mise en œuvre de la politique gouvernementale en matière de célérité, d’accueil, d’information, d’orientation des usagers et de la transparence dans le traitement des dossiers, gage d’une gestion saine et efficace.
Rédigé dans un style clair et simple, le présent manuel porte sur :
C’est une initiative qui permettra d’améliorer l’information des usagers, en mettant à leur disposition tous les éléments requis pour un fonctionnement optimal du circuit de traitement des dossiers de la solde et des pensions.
Le guide de traitement des dossiers de la solde et du contentieux est un outil de travail qui renseigne sur les attributions de la sous-direction de la gestion, du contentieux de la solde et du suivi de la réforme.
Conformément à l’article 72 alinéa 1 du décret n° 2008/365 du 08 novembre 2008 portant organisation du ministère des Finances, la Sous-direction de la Gestion du Contentieux de la Solde et du Suivi de la Réforme est chargée :
Le présent guide de traitement de la solde des Agents Publics porte sur :
Cet outil permet de décrire le processus que suit un dossier de solde, c’est-à-dire de l’étape de son enregistrement au bureau du courrier jusqu’à la transmission pour le paiement. Il comporte en annexe un répertoire des textes réglementaires pour une meilleure maîtrise du travail quotidien.
L’assainissement du fichier solde est un processus permanent qui vise la mise à jour de ce dernier afin qu’il n’y figurent que les agents publics régulièrement recrutés, placés dans leurs situations administratives et salariales idoines. Il s’agit ici du nettoyage du fichier solde en vue d’en évacuer non seulement les agents publics décédés, démissionnaires, en situation d’absence irrégulière, en détachement, mis en disponibilité, etc., mais aussi les éléments de rémunération indus.
Pour mener à bien cette importante mission, le Président de la République a, par décret n° 2008/365 du 08 novembre 2008 portant organisation du Ministère des Finances article 67, crée en lieu et place du service de mise à jour du fichier solde, une cellule d’assainissement du fichier solde chargée de :
Le présent guide de traitement des dossiers relatifs à l’assainissement du fichier solde est un document visant l’information des usagers de la solde et des pensions ; la formation et le renforcement des capacités des personnels intervenant dans la chaîne solde. Il renseigne sur :
En somme c’est un instrument de travail susceptible de réduire les pesanteurs et les lenteurs dans le traitement de différents types de dossiers d’assainissement du fichier solde.
Le guide de traitement des dossiers à la Brigade du contrôle de la solde et des pensions est un outil de travail qui renseigne sur les attributions de la Brigade du contrôle et le traitement des dossiers.
Conformément à l’article 62 du décret n°2008/365 du 08 novembre 2008 portant organisation du Ministère des Finances, la Brigade du Contrôle de la Solde et des Pensions est une structure relevant de la Direction Générale du Budget et, hiérarchiquement placée sous le contrôle de la Division du Contrôle Budgétaire, de l’Audit et de la Qualité de la Dépense.
Placée sous l’autorité d’un Chef de Brigade, la Brigade du Contrôle de la Solde et des Pensions est chargée :
Structure spécifique de par ses missions, la garantie d’une bonne information tant du personnel en charge du contrôle de la solde et des pensions que des usagers, est le souci qui a présidé à l’élaboration de ce guide, en vue d’une mise en œuvre optimale de ces missions. Il décrit de manière détaillée, l’ensemble des opérations de traitement des dossiers à chaque étape du processus. La méthodologie utilisée consiste pour chaque type de dossier, à donner la définition et la nature des tâches à exécuter.
Dans sa structuration, le document comprend trois parties :
Un répertoire des textes règlementaires figure en annexe.
Cette partie du manuel porte sur les procédures d’intervention de la Cellule Informatique dans le processus de traitement des salaires.
Conformément à l’organigramme consacré par le décret du 08 novembre 2008 portant organisation du MINFI, les missions de la cellule informatique de la solde se résument en :
Il en résulte que la Cellule Informatique ne traite pas directement les dossiers des usagers des services publics et donc n’entretient pas de relations avec ces derniers. Cependant, la pratique quotidienne du traitement, au même titre que les dispositions organiques ci-dessus l’obligent à collaborer avec les autres services en charge de la gestion de la solde et des pensions.
La présente partie du manuel s’atèle à préciser dans une première section les circonstances dans lesquelles il apparaît nécessaire de saisir la Cellule Informatique et dans une seconde, la démarche à suivre pour la saisir. Une troisième section revient sur quelques aspects importants relatifs à la gestion et l’usage de l’outil de traitement des salaires et pensions.
Il convient de préciser que les compétences de la Cellule Informatique vont au-delà des autres services de la Direction de la Dépense de Personnel et des Pensions pour s’étendre aux différents sites déconcentrés de gestion du personnel et de la solde, où l’outil de traitement des salaires est utilisé.
Par ailleurs, certaines missions de la cellule ne requièrent pas une formalisation spéciale des procédures. C’est le cas de la production du rapport solde que cette dernière doit mettre à la disposition du Directeur après le calcul mensuel des salaires ou plus généralement, tous les travaux que le Directeur juge utile de confier directement à la cellule.
Le guide de traitement des dossiers de pensions et des rentes viagères est un outil de travail qui renseigne sur les attributions de la Sous-direction des Pensions et des Rentes Viagères et le traitement des dossiers.
Conformément à l’article 68 du décret n° 2008/365 du 08 novembre 2008 portant organisation du Ministère des Finances, la Sous-direction des Pensions et des Rentes Viagères est chargée :
Le présent guide indique de manière détaillée, l’ensemble des opérations de traitement des dossiers à chaque étape d’un processus qui part de l’enregistrement à la transmission dans les services du Trésor pour paiement.
La méthodologie utilisée consiste à décrire, pour chaque type d’allocation, sa définition, la liste des pièces à fournir, la nature des tâches à accomplir et la durée du traitement.
Dans sa structuration, ce guide comprend trois parties :
En annexe, figure un répertoire des textes législatifs et règlementaires relatifs aux pensions.
