Publié le : 28/09/21 12:58 PM
C’est dans le but de mieux conserver, gérer ses documents et aérer ses services que la Direction Générale du Budget (DGB) a formé ses personnels à l’archivage numérique de manière spécifique. La formation déroulée du 08 au 10 septembre 2021 à Yaoundé, sous le thème « Pratique de l’archivage avec ARCHIDOC».
L’information est l’une des principales ressources de toute organisation, et force est de constater que l’accès aux renseignements précis et fiables est essentiel pour prendre des décisions et mener des opérations. En ce sens, la fonction d’« archivage » devient elle aussi une préoccupation pour les chefs d’entreprise, car la quantité d’informations générées et reçues par les départements administratifs est immense et a besoin d’être harmonisée. Il apparaît donc prioritaire d’organiser le flux et non de gérer le stock, surtout lorsqu’on sait que les informations stockées sur une variété de supports (papier, électronique, audio, graphique) et l’accumulation incontrôlée de l’information compromettent souvent la capacité de l’organisation à utiliser efficacement cette ressource. D’autre part, la conservation des documents est souvent sujette à certains risques tels que : des documents non archivés, des données modifiées, des documents introuvables, des documents détruits trop tôt voire des données conservées trop longtemps. De plus, toute l’information nécessaire ne peut être localisée rapidement ou pas du tout, parce qu’elle est mal organisée et parce que trop d’informations à court terme ont été sauvegardées trop longtemps, tout autant que celles de valeur à long terme ont été détruites trop tôt.
Le rôle de l’archiviste est alors d’organiser la collecte, le classement, la conservation, et en cas de sollicitation, la communication des documents et informations. Pour assurer cette fonction, il convient de dire que les Tics ont apporté une nette amélioration. Deux systèmes complémentaires sont proposés dans le cadre de la gestion documentaire, qui n’est autre chose que l’ensemble des processus permettant de gérer un document de sa création à sa destruction. Il s’agit de La GED (gestion électronique des documents /en anglais « EDMS » : Electronic Document Management System) et le SAE (système d’archivage électronique encore appelé en anglais « digital preservation system » ou « ERMS » (Electronic Records Management System ou Electronic Archiving System). Ils ont en commun entre autres, la nécessité de structurer la base documentaire par un plan de classement, l’utilisation de métadonnées pour décrire les documents, la conservation des documents électroniques et l’usage de moteurs de recherche efficaces.
Le SAE mis en place à la DGB facilite les tâches quotidiennes et est également destiné à la constitution d’un fond sécurisé des documents probants de l’entreprise. Sa particularité est qu’il facilite l’accès rapide à l’information et comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation. Dans le cadre de cette formation, il s’agissait donc de former les référents et autres administrateurs de la plateforme ARCHIDOC sur la manière d’harmoniser et d’indexer les fichiers numériques à travers une procédure de nommage spécifique.
ARCHIDOC est une plateforme numérique mise en place par la Direction Générale du Budget depuis 2020, pour permettre une meilleure conservation des dossiers et gestion de l’information, ainsi qu’un accès aisé à celle-ci. Mais pour rendre son utilisation plus efficace et rentable, il fallait au cours de la formation outiller le personnel chargé de la manipulation courante des dossiers sur le traitement des archives, puis retracer et déterminer le rôle de chaque maillon du circuit d’archivage du service initiateur du document à celui des archives, en passant par le service courrier. Selon l’expert Victor Kamto, ARCHIDOC dispose d’un outil efficace, rapide de recherche sur l’ensemble des archives physiques et électroniques, et gère par ailleurs les emprunts et déplacements physiques des archives. Tout en assurant la confidentialité des documents, ilest un outil collaboratif qui permet le partage de fichiers au sein d’un groupe de travail. Un autre avantage est que cette plateforme peut stocker une quantité dense de format numérique, et les archives électroniques contenues dans sa base de données peuvent être imprimés pour les besoins d’un groupe d’accès. L’accès à la plateforme se fait sur n’importe quel ordinateur, tablette ou téléphone connectés sur le réseau où est hébergé le serveur. A ce titre, les comptes administrateurs qui créent les archives sont également ceux qui octroient des autorisations aux comptes utilisateurs, exception faites des comptes super user.
De manière générale, quelques étapes de création d’une archive renseignent le type d’archive et les emplacements, définissent le groupe d’accès (un ensemble de personnes qui vont gérer une catégorie de documents), l’index de l’archive (nom du document), la date de signature du document, le format du document (PDF, image numérique ou papier), la localisation physique ou numérique de l’archive, localisation en rayonnage de l’archive, pièces jointes. Il est ici recommandé de contrôler le nom des documents et des fichiers afin d’augmenter la rapidité de repérage, avec un système GEIDE qui permettra de gérer automatiquement les versions des documents. De plus, le nom du fichier doit être « signifiant », c’est-à-dire qu’il doit permettre l’identification du sujet principal d’un document sans avoir à ouvrir le fichier pour le consulter. Les règles de nommage des documents définies ci-dessous vont pouvoir s’appliquer aux documents : Entrant dans la base : nommage au niveau de l’arborescence (L’arborescence qui est une structure hiérarchisée de dossiers et de fichiers dont le point d’entrée est le dossier racine) doit refléter le plan de classement du service ; Sortant de la base : l’on devrait avoir une copie sur le bureau, copie sur répertoire disque, pièce jointe dans l’email, mise à disposition sur les serveurs GEIDE. En plus de cela d’autres principes de nommage sont à prendre en compte, à savoir : la longueur du nom du fichier dont l’index ne doit pas excéder 30 caractères. Une liste commune des abréviations usuelles (ministères, directions, inventaires des typologies etc…
Par ailleurs, il est entre autres nécessaire de déterminer le sujet du document, l’exprimer sous forme de mots clés en respectant le principe du général au particulier et favorisant l’utilisation du masculin singulier pour les mots-clés. L’utilisation des verbes, des adverbes, des adjectifs et des mots vides (articles, prépositions, conjonctions etc…) est également proscrite. Préciser le type de document au début de l’index. Pour normalisation, les mots qui constituent chaque index doivent être tous en majuscule, ne pas employer les signes diacritiques : outre les 26 lettres de l’alphabet, l’écriture standard du français met en jeu cinq signes diacritiques (accents aigu, grave et circonflexe, tréma et cédille) et les deux ligatures ae et oe. Les espaces doivent être remplacés par les tirets bas (_) plutôt que par des points (.) ; toujours employer le 0 devant les nombres de 1 à 9 pour faciliter le tri numérique. La norme ISO 8601 prescrit l’emploi du tiret qui facilitera la lecture, et le format suivant est celui requis : jour-mois-année. Pour ce qui est des versions, il faut insérer une mention de version si nécessaire pour distinguer les versions de travail, finale, approuvée selon le format suivant : « v » suivi d’un tiret bas (_) puis du numéro de la version à deux chiffres (précédé du 0) ou encore d’une mention écrite telle que finale-approuvée. Exemple : BonnesPratiques_GIN_V_01 ou encore BonnesPratiques_GIN_v_approuvée.
A ce niveau, pour analyser, organiser, trier ou formater de grands volumes de données, l’outil informatique constitue un atout incontestable. Il est donc nécessaire pour le personnel de maîtriser cet outil, la méthodologie adéquate, mais aussi la gestion de sauvegarde, de conservation, de confidentialité du document ainsi créé, voire de sa mise à disposition. La sensibilité des archives exige alors de celui qui les manipule, la vigilance car il doit soigneusement garder les identifiants, et signaler toute action inhabituelle. De plus et en accord avec la hiérarchie, il doit savoir déterminer le document inutile qui doit être détruit de celui utile qui doit être sauvegardé.
